用 AI 回答标书或安全问卷——以及那个代价最大的错误
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想用 AI 回答一份标书、投标文件或安全问卷：把问卷作为结构交给它，把你现行的制度作为唯一的资料来源，要求每个回答下面都有一句出自某份具名文档的引文，再核对每一个说到数字、日期、认证或承诺的回答。任何没有引文的回答，都当作要去问同事的问题，而不是可以发出去的草稿。
起草如今是容易的部分。代价高昂的错误在别处。
代价最大的那个错误
最糟的结果不是一个笨拙的回答。而是一个流畅、笃定、引用的却是去年制度的回答——你后来改过的备份保留期限、已经失效的认证、你已经迁移掉的加密标准。AI 引用一份已作废的文档，和引用现行文档一样欣然；它没有办法知道你的公司认的是哪一份。
第二糟的结果是一个根本没有出处的回答，模型用一家典型公司会说的话填补了空白。它读起来和其他回答一模一样。
除非每个回答都必须亮出出处，否则这两种都是看不见的。
分步做法
- 清走不该被引用的东西。 把旧版制度和草稿挪出文件夹——或者在 MindMax 里右键设为不让 AI 读取。在这里花十分钟，能避免最严重的错误。
- 先探最难的三道题。 起草任何东西之前，先问你最没把握的问题，比如「我们的文档里关于备份数据保留期限是怎么说的？」回答单薄，就是在代价还低时发现的缺口。
- 把问卷作为结构交过去。 每个问题保持原有的措辞和顺序——不改名、不合并、不调序。审核方是对照他们自己的编号来核对回答的。
- 任何回答起草之前，先批准大纲。 每道题，以及每个回答要表达的要点。就是在这里，你能在「我们要声称通过了 SOC 2」被写下来之前把它拦住。
- 核对那些让你作出承诺的回答。 每一处认证、数字、日期和承诺，都点进引文看。然后看那些没有引文的回答——它们最可能是在填补空白。
- 批注它，只留下你想要的修改。 在回答错了、说得太满或超出表格篇幅的地方写批注。修订以修订形式返回，分组并附理由。
- 导出为 Word。 每条引用变成一个编号出处，写明文档并保留被引用的原文。留着 Markdown 版本：它是下一份类似问卷的起点。
为什么引文就是全部意义所在
问卷里的一个回答，是你的公司要为之负责的陈述。「哪里写了这个？」是你一定会被问到的问题——被审核方、被法务，或者被一年后的审计员。一个引用了具名现行文档的回答，在页面上就回答了它。一个没有引文的回答，等于你的公司在一件没人核对过的东西上签了字。
这也是为什么「有我们文档支撑」和「没有」之间的那条线，应该在草稿里就看得见，而不是事后才发现。一个没有引文的回答不一定是错的。它是一件待办。
哪里会出问题
- 你的文档就是上限。 如果制度里没写，回答也没法老实地这么说。在这里发现的缺口，常常是整件事里最有用的产出。
- 门户网站上的问卷，回答依然得手动一个字段一个字段地粘贴进去。
- 字数限制。 出处齐全的长回答，可能需要为表格删减；把这当作一次你审阅的修订来做，而不是手动把出处删掉。
- 法务和合规审核依然要做。 这能让你很快拿到一份有出处的草稿。它不负责签字。
完整的流程，以及每一步该问的问题，见用手头已有的文档回答一份问卷。回答怎样引用出处，见和你的文档对话；引用怎样带进 Word，见导出为 Word 和 PDF。